Datenschutzerklärung von AYFI
Stand: 17. Oktober 2026 · Version: 2.2
Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche personenbezogenen Daten AYFI verarbeitet, wenn Sie die Web-App (app.ayfi.pro), die Telegram-Mini-App und den Telegram-Bot sowie die Website ayfi.pro nutzen: wofür wir die Daten verwenden, an wen wir sie weitergeben, wie lange wir sie speichern und welche Rechte Sie haben.
1. Verantwortlicher
Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist AYFI. Bei Fragen zu Ihren Daten erreichen Sie uns unter hola@ayfi.pro.
AYFI ist ein Informationswerkzeug, mit dem Sie Ihre Steuerdaten ordnen und unverbindliche Berechnungen erstellen. AYFI ersetzt weder einen Steuerberater noch einen Gestor (in Spanien üblicher Dienstleister für Steuer- und Behördenangelegenheiten), beurteilt nicht Ihren Einzelfall und reicht keine Steuererklärungen in Ihrem Namen ein: Die Einreichung nehmen Sie selbst oder eine Person Ihrer Wahl in der Sede electrónica (dem Online-Portal) der Agencia Tributaria, der spanischen Steuerverwaltung, vor. AYFI verlangt weder Ihr elektronisches Zertifikat noch Ihren Cl@ve-Zugang noch eine Vollmacht und übermittelt nichts an die Agencia Tributaria.
2. Welche Daten wir verarbeiten
Wir verarbeiten nur Daten, die Sie uns selbst geben oder die bei der Nutzung des Dienstes entstehen. Viele Felder sind freiwillig: Bleiben sie leer, erfolgt die betreffende Berechnung ohne sie oder gar nicht.
2.1. Konto und Anmeldung
- E-Mail-Adresse und Passwort, wenn Sie sich per E-Mail registrieren. Das Passwort selbst wird nicht gespeichert, sondern nur sein kryptografischer Hashwert (Argon2).
- Bei Anmeldung über Telegram: Ihre numerische Telegram-ID, der Name aus Ihrem Telegram-Profil und die Sprache Ihrer Telegram-App. Ihren Telegram-Benutzernamen und Ihre Telefonnummer speichern wir nicht.
- Name, Sprache und Design (hell oder dunkel) der App.
- Ihre Einstellungen für Benachrichtigungen (Steuerfristen; per Telegram, per E-Mail oder beides).
- Ob Sie den Einstiegshinweis akzeptiert haben, dass AYFI ein Informationswerkzeug ist, mit Datum und Fassung des Textes.
- Ihre Einwilligung in Neuigkeiten und Angebote von AYFI per E-Mail: wann und auf welchem Bildschirm Sie sie erteilt und, falls Sie sie widerrufen haben, wann.
- Sitzungsdaten: die Kennungen Ihrer offenen Sitzungen, gespeichert als kryptografischer Hashwert.
2.2. Steuerprofil
- Ihre NIF oder NIE (spanische Steuer-Identifikationsnummer), verschlüsselt in der Datenbank gespeichert.
- Ob Sie selbständig oder angestellt sind, Ihre Autonome Gemeinschaft, Ihr Gewinnermittlungsverfahren, Ihre Tätigkeitsgruppe und Abteilung im IAE (spanisches Register der wirtschaftlichen Tätigkeiten), das Datum der Aufnahme Ihrer Tätigkeit und ob Sie in den zwölf Monaten davor bereits tätig waren.
- Angaben zur Wohnung für den Anteil an den Nebenkosten: Gesamtfläche, beruflich genutzte Fläche und ob Sie Eigentümer oder Mieter sind; ob Sie die IVA-Vorsteueraufteilung (prorrata) anwenden und ob Sie unter die Sonderregelung für nach Spanien entsandte Arbeitnehmer („Ley Beckham“) fallen.
- Angaben, um festzustellen, welche Steuerformulare für Sie gelten: Ihre Aufenthaltstage in Spanien, wo Ihre Familie lebt, ob Sie eine weitere steuerliche Ansässigkeit haben, ob Sie Vermögen im Ausland von mehr als 50.000 € besitzen, wofür Sie einen Einkommensnachweis benötigen und wie viele Personen zu Ihrer Familie gehören.
- Die jährlichen Angaben, die Sie zur Schätzung Ihrer Renta (spanische Einkommensteuererklärung) machen, etwa Ihr Alter am 31. Dezember.
2.3. Familie
Sofern Sie sie erfassen, je Familienmitglied: Name, Geburtsdatum, Verwandtschaftsverhältnis, Grad der Behinderung, Besuch einer Kinderkrippe, ob es mit Ihnen zusammenlebt, ob es in Spanien ansässig ist, sein Jahreseinkommen, ob es eine eigene Steuererklärung abgibt und gegebenenfalls das Datum, ab dem die Mutter die Voraussetzungen des Mutterschaftsabzugs erfüllt. Diese Daten dienen ausschließlich der Berechnung familienbezogener Freibeträge und Abzüge. Bitte vergewissern Sie sich vor der Eingabe, dass Sie die Daten einer anderen Person angeben dürfen.
2.4. Ausgaben und Einnahmen
- Ausgaben: Datum, Betrag, IVA (spanische Umsatzsteuer), Einbehalte, Kategorie, abzugsfähige Anteile, Zahlungsart, Währung und Wechselkurs, Land, Lieferant (Name und NIF) sowie Ihre Beschreibung.
- Einnahmen: Datum, Betrag, IVA-Satz, IRPF-Einbehalt (Einkommensteuer), Kunde, NIF oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden, Land, ob der Kunde Unternehmer ist, Art des Umsatzes, Rechnungsserie und -nummer.
- Der Änderungsverlauf jeder Ausgabe (was wann geändert wurde), damit das Buchungsregister verlässlich bleibt.
2.5. Dokumente
- Fotos von Kassenbons und Rechnungen sowie PDF-Dateien, die Sie über die App hochladen oder an den Telegram-Bot senden. Fotos werden beim Hochladen neu kodiert; dabei werden ihre Metadaten (EXIF) einschließlich des Standorts des Telefons entfernt.
- Die aus jedem Dokument ausgelesenen und die von Ihnen bestätigten Daten.
- Die Einreichungsbelege der Agencia Tributaria, die Sie in AYFI ablegen.
- Laden Sie eine von Ihnen ausgestellte Rechnung als PDF hoch, um eine Einnahme auszufüllen, lesen wir deren Text, um Ihnen die Felder vorzuschlagen; die Datei wird nicht gespeichert.
2.6. Kontoauszüge
Wenn Sie einen Kontoauszug importieren (CSV, Text oder Excel), speichern wir den Dateinamen und die darin enthaltenen Umsätze (Datum, Betrag und Verwendungszweck) sowie Ihre Auswahl bei der Prüfung. AYFI stellt keine Verbindung zu Ihrer Bank her.
2.7. Berechnungen und Einreichungen
- Die vierteljährlichen und jährlichen Berechnungen, jeweils mit einer Kopie der Daten und der Fassung der Regeln, auf denen sie beruhen.
- Die Aufzeichnung dessen, was Sie in der Sede eingereicht haben: Formular, Zeitraum, Datum, Belegnummer, Código Seguro de Verificación (sicherer Prüfcode), Zahlungsweise (Lastschrift, NRC, Schuldanerkenntnis oder keine Zahlung), die eingereichten Felder, soweit sie von den Werten von AYFI abweichen, und Ihr feldweiser Abgleich.
2.8. Zahlungen
Tarif, Zeitraum, Betrag, Währung und Status jeder Zahlung. Bei Kartenzahlung die Kundenkennung, die wir von Stripe erhalten; bei Zahlung mit Telegram Stars die Kennung der Zahlung bei Telegram. AYFI sieht und speichert Ihre Kartendaten nicht.
2.9. Nachrichten
Was Sie uns über „Etwas stimmt nicht“ mitteilen (Art der Meldung, Nachricht und Bildschirm), die internen Notizen des Teams zu dieser Meldung sowie die Benachrichtigungen, die wir Ihnen senden (Fristen, Ende eines bezahlten Zeitraums).
Was Sie uns im Support-Chat auf ayfi.pro und in der App schreiben: Ihre Nachrichten und angehängten Dateien, die Kontaktdaten, die Sie selbst angeben (Name, E-Mail-Adresse), und, wenn Sie angemeldet sind, die Kennung Ihres Kontos, Ihr Tarif und die Sprache der App, damit wir wissen, wer uns schreibt. Die Antworten des Teams werden zusammen mit dem Gespräch gespeichert.
2.10. Technische Daten
- Der Server protokolliert jede Anfrage mit IP-Adresse, Zeitpunkt und aufgerufener Adresse.
- Bestimmte Vorgänge werden mit Zeitpunkt und IP-Adresse in einem Prüfprotokoll festgehalten: Erteilung oder Widerruf der Werbeeinwilligung, Hinzufügen einer E-Mail-Adresse, Trennen von Telegram, Beenden aller Sitzungen, Erfassen einer Einreichung und Antrag auf Löschung des Kontos.
- Zum Schutz vor Missbrauch zählen wir Anfragen je IP-Adresse, je Konto und je E-Mail-Adresse über ein kurzes Zeitfenster (höchstens eine Stunde).
3. Gesundheitsdaten
Manche Daten können Rückschlüsse auf die Gesundheit zulassen: der Grad der Behinderung eines Familienmitglieds, Ausgaben, die Sie Kategorien wie Gesundheit oder Behinderung zuordnen, und Kassenbons von Apotheken. Wir verarbeiten diese Daten nur, wenn Sie sie selbst eingeben, und nur für die Berechnung, die sie erfordert. Stammt ein Kassenbon von einer Apotheke, speichert AYFI die einzelnen Artikelzeilen nicht und ordnet ihn nicht automatisch einer Kategorie zu. Um ein Foto oder PDF auszulesen, das Sie hochladen, sendet AYFI das Bild an den in Abschnitt 5 genannten Auslesedienst, der nichts speichert. Das gilt auch für Apothekenbons, denn ob ein Bon von einer Apotheke stammt, steht erst nach dem Auslesen fest. Sie können diese Daten jederzeit löschen.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Einrichtung und Führung Ihres Kontos, Speicherung Ihrer Ausgaben, Einnahmen und Dokumente, Durchführung der Berechnungen, Erstellung des Buchungsregisters und des Jahresberichts sowie Bereitstellung einer Kopie Ihrer Daten | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Versand von Dienstnachrichten: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Codes, Steuerfristen und Ende eines bezahlten Zeitraums | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Fristerinnerungen lassen sich in den Einstellungen abschalten |
| Prüfung der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer eines Kunden aus einem anderen EU-Staat im VIES-Register der Europäischen Kommission | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Abrechnung der kostenpflichtigen Tarife und Buchführung | Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO) |
| Zusendung von Neuigkeiten und Angeboten von AYFI per E-Mail | Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit in den Einstellungen widerrufen können |
| Benachrichtigung des AYFI-Teams über Telegram zu jedem neuen Konto (Kontonummer, Name, E-Mail-Adresse, Telegram-ID, Art der Registrierung, Sprache, Art des Steuerpflichtigen, Autonome Gemeinschaft und Datum) | Berechtigtes Interesse an der Bearbeitung und Verwaltung neuer Registrierungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) |
| Beantwortung Ihrer Nachrichten im Support-Chat und, wenn Sie angemeldet sind, Zuordnung des Gesprächs zu Ihrem Konto | Vertragserfüllung oder vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) |
| Schutz des Dienstes: Anfragebegrenzungen, technische Protokolle und Prüfprotokoll | Berechtigtes Interesse an der Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) sowie, zum Nachweis von Einwilligungen, rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 7 Abs. 1 DSGVO) |
| Verarbeitung von Gesundheitsdaten, die Sie eingeben | Ihre ausdrückliche Einwilligung (Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO), die Sie mit der Eingabe erteilen und durch Löschen der Daten widerrufen |
AYFI trifft keine automatisierten Entscheidungen mit Rechtswirkung für Sie: Die Berechnungen sind unverbindlich, und nichts wird eingereicht, solange Sie es nicht selbst tun. Wir nutzen Ihre Daten nicht für Werbung und erstellen keine Werbeprofile.
5. Empfänger Ihrer Daten
Wir verkaufen Ihre Daten nicht und geben sie nicht zu Werbezwecken weiter. Beteiligt sind ausschließlich die folgenden Anbieter, jeweils für ihre Aufgabe:
| Wer | Wofür | Welche Daten | Wo |
|---|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Ausschließlich für AYFI genutzter Server: Anwendung, Datenbank, Dokumente und Sicherungskopien | Sämtliche Daten des Dienstes | Deutschland (Rechenzentrum Nürnberg) |
| Hetzner Online GmbH | Support-Chat auf ayfi.pro und in der App | Nachrichten und Anhänge im Chat, die von Ihnen angegebenen Kontaktdaten und, wenn Sie angemeldet sind, Kontokennung, Tarif und Sprache | Finnland |
| Namecheap, Inc. (Dienst Private Email) | Versand von E-Mails | Ihre E-Mail-Adresse und der Inhalt jeder Nachricht (Links, Codes, Benachrichtigungen) | Vereinigte Staaten |
| Telegram | Bot und Mini-App von AYFI, Anmeldung über Telegram, Zahlungen mit Stars und interne Benachrichtigungen an das Team | Was Sie mit dem Bot austauschen (Nachrichten, Fotos, Zahlungen mit Stars) sowie die Kontokarten neuer Konten, die das Team erhält | Außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums |
| Stripe Payments Europe, Ltd. | Kartenzahlungen im Web | E-Mail-Adresse, Kundenkennung und Zahlungsdaten; die Kartendaten erhält ausschließlich Stripe | Irland, mit Verarbeitung in den Vereinigten Staaten durch Stripe, Inc. |
| Europäische Kommission (VIES) | Prüfung innergemeinschaftlicher Umsatzsteuer-Identifikationsnummern | Die geprüfte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Kunden | Europäische Union |
| OpenRouter, Inc. und die Anbieter der Auslesedienste, an die es jede Anfrage weitergibt | Auslesen der Kassenbons und Rechnungen, die Sie hochladen, Vorschlag einer Kategorie für jede Ausgabe und Übersetzung der Nachrichten im Support-Chat für das Team | Bild oder PDF des Belegs und die Angaben zur Ausgabe; der Text der Chat-Nachrichten | Vereinigte Staaten |
Telegram und Stripe verarbeiten Daten zudem in eigener Verantwortung nach ihren eigenen Datenschutzbestimmungen. Die Web-App lädt eine für die Mini-App erforderliche Datei von Telegram (telegram.org); Telegram erhält dabei beim Öffnen Ihre IP-Adresse und technische Daten Ihres Browsers.
Keiner von ihnen verwendet Ihre Belege zum Training von Modellen.
Innerhalb von AYFI hat nur befugtes Personal Zugriff auf Kontodaten, und zwar über ein Verwaltungsportal, das durch ein Server-Zugangspasswort sowie durch das persönliche Konto jedes Teammitglieds mit Passwort und zweitem Faktor geschützt ist. Darüber hinaus geben wir Daten an Behörden oder Gerichte weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.
6. Übermittlungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums
- Namecheap (Vereinigte Staaten) und Stripe (Verarbeitung in den Vereinigten Staaten): Die Übermittlung stützt sich auf die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission, die in den Auftragsverarbeitungsbedingungen des jeweiligen Anbieters enthalten sind, und bei Stripe zusätzlich auf den EU-US-Datenschutzrahmen (EU-US Data Privacy Framework).
- Telegram: Wenn Sie den Bot oder die Mini-App nutzen, laufen Ihre Daten nach den Bedingungen von Telegram über dessen Server. Auch die Kontokarten neuer Konten, die das Team erhält, laufen über Telegram.
- OpenRouter (Vereinigte Staaten): Die Übermittlung stützt sich auf Angemessenheitsbeschlüsse der Europäischen Kommission und auf Standardvertragsklauseln, wie in der Datenschutzerklärung von OpenRouter beschrieben.
7. Speicherdauer
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Ihr Konto mit allen Inhalten | Solange Sie das Konto haben. Das Ende eines kostenpflichtigen Tarifs löscht nichts: Das Konto wechselt in den kostenlosen Tarif |
| Bei Löschung des Kontos | Es ist sofort nicht mehr nutzbar und wird nach 30 Tagen vollständig gelöscht: Dokumente, Ausgaben, Einnahmen, Berechnungen, Einreichungen und Profil |
| Sicherungskopien der Datenbank | Täglich, auf demselben Server; jede Kopie wird nach 7 Tagen gelöscht |
| Originaldatei hochgeladener Fotos und PDF-Dateien | Wird 30 Tage nach dem Hochladen gelöscht; die von Ihnen bestätigten Daten bleiben bei der Ausgabe. Ausnahme: Belege der Agencia Tributaria, die zu einer Einreichung abgelegt wurden, bleiben gespeichert, solange Sie das Konto haben |
| PDF-Rechnung, die zum Ausfüllen einer Einnahme gelesen wird | Wird nicht gespeichert |
| Zahlungen | Bei Löschung des Kontos werden sie vom Konto getrennt, und die Daten des Zahlungsanbieters, die Sie identifizierten, werden entfernt; der Zahlungsdatensatz (Betrag, Datum, Tarif) wird so lange aufbewahrt, wie es das spanische Handels- und Steuerrecht verlangt (sechs Jahre, Art. 30 Código de Comercio) |
| Link zur Bestätigung der E-Mail-Adresse | 24 Stunden |
| Code zum Hinzufügen einer E-Mail-Adresse | 30 Minuten oder fünf Versuche |
| Sitzungen | 30 Tage ab der letzten Nutzung und höchstens 90 Tage ab der Anmeldung |
| Prüfprotokoll | Wird nach Löschung des Kontos aufbewahrt, solange es zum Nachweis rechtskonformen Handelns (etwa der Erteilung oder des Widerrufs einer Einwilligung) und zur Bearbeitung von Ansprüchen erforderlich ist |
| Gespräche im Support-Chat | Ohne automatische Löschung aufbewahrt, damit wir den Verlauf Ihrer Anfragen haben; das gilt auch für die Kontaktdaten, die Sie im Chat angegeben haben. Wenn Sie Ihr AYFI-Konto löschen, bleibt der Chat bestehen. Die Löschung Ihres Chats (Art. 17 DSGVO) können Sie per E-Mail an hola@ayfi.pro oder im Chat selbst verlangen; wir erledigen sie von Hand |
| Technische Serverprotokolle | Werden durch Rotation automatisch überschrieben |
8. Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt wird.
Viele dieser Rechte können Sie selbst in der App ausüben:
- „Meine Daten herunterladen“: eine ZIP-Datei mit allem, was AYFI über Sie speichert, in JSON und CSV, dazu die Fotos, die wir noch aufbewahren. Aus Sicherheitsgründen ist die NIF nicht enthalten; wenn Sie sie benötigen, wenden Sie sich an uns.
- „Mein Konto löschen“: Das Konto ist sofort nicht mehr nutzbar und wird nach 30 Tagen vollständig gelöscht. Ein Abonnement per Karte wird gekündigt, damit keine weiteren Abbuchungen erfolgen.
- Berichtigung: durch Bearbeiten Ihrer Daten in der App.
- Kommunikation: Werbeeinwilligung und Benachrichtigungen schalten Sie in den Einstellungen ein und aus; jede Benachrichtigungs-E-Mail enthält zudem einen Link, um keine weiteren zu erhalten.
Für alles Übrige schreiben Sie bitte an hola@ayfi.pro, und zwar von der E-Mail-Adresse Ihres Kontos oder unter Angabe Ihrer Telegram-ID. Haben wir begründete Zweifel an Ihrer Identität, können wir zusätzliche Informationen anfordern. Die DSGVO sieht für die Antwort eine Frist von einem Monat vor, die in komplexen Fällen um zwei weitere Monate verlängert werden kann.
Wenn Sie der Ansicht sind, dass wir Ihre Daten nicht ordnungsgemäß verarbeiten, können Sie sich bei der Agencia Española de Protección de Datos beschweren, der spanischen Datenschutzaufsichtsbehörde (www.aepd.es; C/ Jorge Juan, 6, 28001 Madrid).
9. Sicherheit
- Alle Verbindungen sind verschlüsselt (HTTPS mit HSTS).
- AYFI läuft auf einem eigenen Server, der ausschließlich für AYFI genutzt wird, mit Firewall und administrativem Zugang nur per Schlüssel.
- Die NIF und die Geheimnisse des zweiten Faktors des Teams werden verschlüsselt in der Datenbank gespeichert, Passwörter nur als Argon2-Hashwert.
- Die Anwendungsprotokolle entfernen E-Mail-Adressen und NIF, bevor sie geschrieben werden.
- Fotos werden beim Hochladen neu kodiert; dabei werden Metadaten und Standort entfernt.
- Download-Links für Ihre Daten und den Bericht verfallen nach 10 Minuten.
Kein System ist unfehlbar. Kommt es zu einer Verletzung des Schutzes Ihrer Daten, die ein Risiko für Sie birgt, handeln wir nach den Vorgaben der DSGVO, einschließlich der Meldung an die Aufsichtsbehörde und, soweit erforderlich, der Benachrichtigung an Sie.
10. Cookies und Speicherung auf Ihrem Gerät
AYFI verwendet nur, was für den Betrieb des Dienstes unbedingt erforderlich ist; dafür ist keine Einwilligung nötig (Art. 22.2 LSSI-CE, spanisches Gesetz über Dienste der Informationsgesellschaft):
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Wir verwenden keine Werbe-, Tracking- oder Analyse-Cookies. Der Support-Chat wird auf ayfi.pro und in der App erst geladen, wenn Sie ihn öffnen; bis dahin gelangt nichts davon in Ihren Browser. Geöffnet setzt er die oben genannten Cookies und speichert das Gespräch im Browserspeicher des Chatfensters selbst, weil das Gespräch sonst beim nächsten Seitenaufruf verloren ginge. Weitere Cookies setzt die Website nicht; in der Telegram-Mini-App stammen die einzigen Cookies vom Chat.
11. Minderjährige
AYFI richtet sich an Personen ab 18 Jahren. Wir erheben nicht wissentlich Daten von Minderjährigen als Nutzer. Wenn Sie wissen, dass ein Minderjähriger ein Konto angelegt hat, schreiben Sie uns an hola@ayfi.pro; wir löschen es dann. Daten von Kindern, die ein Nutzer als Familienmitglieder erfasst, werden nur für dessen Berechnung verarbeitet.
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Ändert sich die Art, wie wir Ihre Daten verarbeiten, aktualisieren wir diese Datenschutzerklärung mit neuem Datum und neuer Version. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie vorab per E-Mail oder in der App.