Gastos deducibles de un autónomo informático: qué entra, con qué papel y cómo conseguirlo

Nick · 2026-10-26 · Cifras según las normas vigentes a 2026-10-26

Un autónomo informático en estimación directa deduce lo que su actividad necesita y puede probar: software, equipos (de golpe los nuevos de hasta 300 € por unidad, el resto amortizados), la cuota de autónomo, la parte de casa afecta, sus comidas y viajes de trabajo con límites diarios y el seguro médico hasta 500 € por persona (LIRPF art. 28 a 30). Para el IVA hace falta factura con su NIF: un tique sin sus datos justifica el gasto en IRPF, pero no recupera el IVA.

Cuatro condiciones antes de deducir cualquier cosa

Un gasto entra en el 130 y en la Renta de un autónomo cuando lo necesita la actividad, corresponde a ese año, está anotado en los libros registro y se puede probar (LIRPF art. 28, que remite a las normas del impuesto de sociedades). Para el IVA del 303 hay una más: un documento que te nombre como destinatario, porque el IVA solo se deduce con factura a tu nombre (LIVA art. 97).

En una comprobación, Hacienda rara vez discute si el gasto existió. Discute quién lo usaba y qué papel lo demuestra. Por eso esta guía va gasto por gasto con el documento al lado.

Todo lo de abajo vale para la estimación directa, normal o simplificada. Quien está en módulos no deduce gastos uno a uno.

Qué papel sirve para qué

Dos cosas que vimos en documentos reales de autónomos. La «factura proforma» que trae el camarero con un QR para pagar no es un justificante: es la cuenta antes de cobrar, y el papel bueno llega después del pago. Y para la cuota de autónomo el documento habitual es el cargo del banco, la línea «TGSS. COTIZACION R.E.AUTONOMOS» del extracto, aunque en él figure el CIF del banco y no el de la Seguridad Social. La TGSS también emite el recibo de la cuota en Import@ss.

Cómo conseguir la factura sin perder la tarde

En persona basta una frase al pagar: «¿Me hace una factura con mi NIF, por favor?», y dictar NIF, nombre y domicilio. Muchos comercios grandes lo hacen en caja o con un código del tique en su web.

En las aplicaciones conviene dejarlo configurado una vez:

• Uber, Cabify y Freenow: un perfil de empresa con tu NIF. En Freenow un mismo trayecto produce dos facturas: la del taxista, emitida por el conductor con su NIF, y la de la plataforma por el cargo de servicio. Son dos documentos, no uno duplicado.
• Ryanair: en vuelos nacionales envía la factura con IVA por correo; en internacionales la factura se pide al reservar, con tus datos fiscales, y no lleva IVA. La confirmación de reserva no es factura en ningún caso.
• Hoteles: pide la factura al alojamiento con tus datos. Si pagaste a la plataforma, comprueba quién emite la factura y por qué importe.
• Amazon: en «Mis pedidos», el enlace de factura; con una cuenta de empresa y el NIF puesto, las facturas salen a tu nombre.
• Supermercados online, como Mercadona, emiten factura desde el pedido, pero la compra de comida para casa no es gasto de la actividad.

Casa: alquiler, luz, agua e internet

Si trabajas desde tu vivienda habitual, se deduce la parte que la actividad ocupa de verdad (LIRPF art. 29). Indicar en el modelo 036 el domicilio como lugar de la actividad, con sus metros afectos, es una obligación censal y la primera prueba que pedirá Hacienda.

Con 12 m² de despacho en un piso de 80 m², la proporción es del 15 %. Del alquiler se deduce ese 15 %; de un recibo de internet de 57,51 € se deduce el 30 % de ese 15 %, unos 2,59 €. La ley fija el 30 % de la parte afecta salvo que se pruebe otro porcentaje: no es «el 30 % de la casa», sino el 30 % de la parte de trabajo.

Una línea de móvil o de fibra contratada solo para trabajar, aparte de la de casa, se deduce entera en IRPF y en IVA. Fuera de los suministros de la vivienda afecta, una línea de uso mixto no la da AYFI por deducible sin revisión.

Equipos, software y servicios extranjeros

Equipos. Un ordenador, un monitor o un móvil de trabajo nuevos se deducen de una vez si cada unidad cuesta como mucho 300 € sin el IVA que deduces, con un tope de 25.000 € al año (LIS art. 12.3.e, aplicable al autónomo por LIRPF art. 28). Por encima se amortizan. En estimación directa simplificada el coeficiente de la tabla para equipos de tratamiento de la información es el 26 % anual: un portátil de 1.400 € en uso desde el 1 de enero deja 364 € de gasto ese año con ese coeficiente, y el resto en los siguientes. Si es nuevo, el régimen de empresas de reducida dimensión permite duplicar el coeficiente (LIS art. 103). El IVA de la factura se deduce entero en el trimestre de la compra, si el equipo es solo para la actividad.

Software y servicios en la nube. GitHub, JetBrains, Figma, Notion, servidores y dominios son gasto completo de la actividad. Lo que cambia es el IVA, según dónde esté el proveedor:

• Proveedor español: factura con IVA, que se deduce en el 303 como cualquier otro.
• Proveedor de otro país de la UE: si le das tu NIF-IVA y estás en el Registro de Operadores Intracomunitarios, factura sin IVA; tú lo declaras en el 303 por inversión del sujeto pasivo, devengado y deducido a la vez, y además incluyes la operación en el modelo 349. Si no estás en el registro, te cobrará IVA y esa factura se queda en IRPF.
• Proveedor de fuera de la UE, como Zoom u OpenAI: si en tu cuenta figura tu NIF-IVA, la factura llega sin IVA y tú declaras el IVA en el 303 por inversión del sujeto pasivo y lo deduces a la vez. El resultado suele ser cero, pero la operación se declara. Si no lo pones, te cobran IVA español, y ese IVA no se recupera en el 303.

Formación. Cursos, libros técnicos y conferencias de la profesión son gasto completo. Muchos cursos van exentos de IVA; cuando la factura lo lleva, se deduce si está a tu nombre.

Taxis, comidas y viajes de trabajo

Taxis y VTC. Deducibles cuando el trayecto es de trabajo: a un cliente, a una reunión, al aeropuerto de un viaje profesional. La vuelta a casa un sábado no lo es, aunque la factura esté perfecta. Con la factura a tu nombre se deduce también el IVA.

Tus comidas. Se deducen las que haces en el desarrollo de la actividad, por ejemplo en un desplazamiento a un cliente, en restaurantes u hostelería y pagadas con cualquier medio electrónico, con un tope diario (LIRPF art. 30.2.5ª c y RIRPF art. 9): 26,67 € en España sin pernoctar y 53,34 € si pernoctas fuera de tu municipio; en el extranjero, 48,08 € y 91,35 €. Tus comidas pagadas en efectivo no se deducen. De una cena de 46,50 € para dos solo cuenta tu parte, unos 23,25 €, y solo si fue de trabajo.

Comidas con clientes. La parte del cliente va a atenciones a clientes, con un tope anual del 1 % del importe neto de la cifra de negocios (LIS art. 15.e), y su IVA no se deduce.

Viajes. Vuelos, trenes y hoteles de un desplazamiento profesional entran enteros, con factura y no con la reserva. Si el viaje mezcla trabajo y vacaciones, solo cuenta la parte de trabajo.

El coche: lo que de verdad se puede

Aquí las guías suelen prometer de más. En IRPF un coche solo se deduce si se usa exclusivamente para la actividad: un uso personal, aunque sea en fin de semana, lo deja fuera entero, con su gasolina, seguro y amortización (RIRPF art. 22.4). Las excepciones son actividades concretas, como el transporte, las autoescuelas o los representantes comerciales. Un desarrollador que va en coche a la oficina de un cliente y lo usa también para lo suyo no las cumple.

En IVA la regla es otra: si el coche se usa en parte para la actividad, la ley presume un uso profesional del 50 % (LIVA art. 95.Tres). Con factura completa a tu nombre se deduce la mitad del IVA del coche, de la gasolina y del taller, salvo que se pruebe otro grado de uso. En IRPF, en cambio, no se deduce nada del coche.

Lo que se deduce sin factura y lo que nunca se deduce

Sin factura. La cuota de autónomo, con el cargo del banco. Y, en estimación directa simplificada, un 5 % del rendimiento neto como gastos de difícil justificación, con un tope de 2.000 € al año, que se suma solo y no pide papeles (RIRPF art. 30). El seguro médico privado se deduce hasta 500 € al año por persona: tú, tu cónyuge y los hijos menores de 25 que vivan contigo; para eso vale el certificado de la aseguradora, que dice quién está asegurado, no el extracto del banco.

Nunca. La ropa y los zapatos, aunque sean «para ir a ver clientes», la compra del supermercado, el gimnasio, los regalos personales y las multas. Tampoco el IVA de una factura a nombre de otra persona: una factura a tu pareja no te deja deducir su IVA aunque la pagaras tú.

Los papeles se guardan al menos cuatro años desde el fin del plazo de la declaración en la que deduces el gasto (LGT art. 66 y 67), y los de un equipo amortizado, hasta cuatro años después del plazo de la declaración de su último año de amortización (LGT art. 70). AYFI lee la factura o el tique en el momento de pagar, propone la categoría con su regla y avisa cuando falta el NIF o la cuota desglosada, que es justo cuando todavía se puede pedir la factura buena.

Preguntas frecuentes

¿Me sirve el tique del supermercado o del bar para deducir?

Un tique es una factura simplificada y sirve para justificar en IRPF un gasto de la actividad; pagar con tarjeta ayuda a probarlo y es obligatorio en tus comidas. Para el IVA hace falta una factura completa con tu NIF, o una simplificada en la que el comercio haya escrito tu NIF y tu domicilio y desglosado la cuota (RD 1619/2012 art. 7.2). La compra de comida para casa no es gasto de la actividad, tenga el papel que tenga.

Compré un portátil de 1.400 €: ¿lo deduzco entero este año?

No. Por encima de 300 € por unidad el equipo se amortiza. En estimación directa simplificada el coeficiente de la tabla para equipos de tratamiento de la información es el 26 % anual, desde que lo pones a funcionar; si el portátil es nuevo, el régimen de empresas de reducida dimensión permite duplicarlo (LIS art. 103). Los equipos nuevos de hasta 300 € se deducen de una vez, con un tope de 25.000 € al año.

La reserva de Ryanair o de Booking, ¿vale como factura?

No: la confirmación de reserva no lleva número de factura ni tus datos. En vuelos nacionales Ryanair envía la factura con IVA por correo; en internacionales se pide con tus datos fiscales al reservar y no lleva IVA. En un hotel, pide la factura al alojamiento o comprueba quién la emite si pagaste a la plataforma.

¿Cuánto tiempo tengo que guardar los papeles?

Al menos cuatro años desde el día siguiente al fin del plazo de la declaración en la que deduces el gasto (LGT art. 66 y 67). Un equipo amortizado, hasta cuatro años después del plazo de la declaración del último año de amortización (LGT art. 70). Una foto en el móvil ayuda a no perderlos, pero sustituir el papel por una copia digital exige un programa de digitalización homologado.

Fuentes

• LIRPF art. 28 — Normas generales para la determinación del rendimiento neto
• LIRPF art. 30 — Normas especiales para la determinación del rendimiento neto en estimación directa
• RD 1619/2012 art. 6 y 7 — Contenido de la factura completa y de la factura simplificada
• LIVA art. 95 — Limitaciones del derecho a deducir
• LIVA art. 97 — Requisitos formales de la deducción
• LIS art. 12 — Correcciones de valor: amortizaciones